Budynek biurowy – definicja
Budynek biurowy jest obiektem niemieszkalnym przeznaczonym przede wszystkim do prowadzenia działalności administracyjnej i do pracy biurowej. Polska Klasyfikacja Obiektów Budowlanych zalicza do tej kategorii zarówno klasyczne biurowce, jak i obiekty administracyjne, urzędy, placówki pocztowe czy budynki wykorzystywane przez organy wymiaru sprawiedliwości. Budynki biurowe są ujęte w PKOB w klasie 1220.
Tego rodzaju obiekt może być zajmowany przez jedną organizację albo podzielony na kilka samodzielnych przestrzeni. Mniejsza firma może wybrać pojedynczy lokal użytkowy, natomiast większy podmiot może potrzebować całego budynku lub kilku kondygnacji.
Przy wyborze obiektu nie wystarczy zatem samo sprawdzenie jego łącznego metrażu. Ważne jest również to, jaka część powierzchni może zostać przeznaczona na stanowiska pracy, a ile zajmują korytarze, klatki schodowe, sanitariaty, pomieszczenia techniczne i inne strefy wspólne.
Więcej informacji o klasyfikacji takich obiektów zawiera osobny artykuł, który wyjaśnia, czy budynek biurowy może być uznawany za budynek użyteczności publicznej.
Ile powierzchni biurowej na jednego pracownika?
Przy wstępnym planowaniu biura można orientacyjnie założyć około 8-10 m² na jedno stanowisko pracy. Rzeczywiste zapotrzebowanie zależy jednak od układu przestrzeni, charakteru działalności i od udziału części wspólnych.
Wskaźnik 8-10 m² nie jest ustawowym minimum, lecz wartością orientacyjną wykorzystywaną podczas planowania biura. Obejmuje nie tylko biurko i fotel, lecz także przestrzeń potrzebną do swobodnego poruszania się, przechowywania dokumentów i do korzystania z wyposażenia.
Przepisy BHP określają natomiast minimalne warunki, jakie powinny spełniać pomieszczenia stałej pracy. Na każdego pracownika jednocześnie przebywającego w pomieszczeniu powinno przypadać co najmniej 13 m³ jego wolnej objętości oraz minimum 2 m² wolnej powierzchni podłogi, której nie zajmują urządzenia techniczne, sprzęt ani meble.
Spełnienie minimum prawnego nie oznacza jednak, że dana powierzchnia biura będzie odpowiednia dla organizacji. Zbyt mały metraż może utrudniać komunikację, prowadzenie spotkań, przechowywanie dokumentacji oraz zmianę ustawienia stanowisk. Nadmiernie duża przestrzeń zwiększa natomiast koszty zakupu, ogrzewania, chłodzenia, sprzątania i bieżącego utrzymania.
Jak obliczyć powierzchnię biura dla całego zespołu?
Wstępne zapotrzebowanie można oszacować, mnożąc liczbę jednocześnie obecnych pracowników przez około 8-10 m². Do tej wartości należy następnie doliczyć powierzchnię przeznaczoną na komunikację, spotkania, zaplecze socjalne, dokumentację i na obsługę klientów. Całkowite zapotrzebowanie firmy może więc orientacyjnie kształtować się następująco:
- 5 pracowników – łącznie około 60-100 m², jeżeli biuro ma obejmować także niewielką kuchnię, sanitariat oraz małą salę spotkań lub wydzielony gabinet;
- 10 pracowników – łącznie około 150-200 m², jeżeli firma potrzebuje sali konferencyjnej, recepcji, zaplecza socjalnego i przestrzeni do przechowywania dokumentów;
- 20 pracowników – łącznie około 250-350 m², jeżeli biuro ma obejmować kilka stref pracy, większą salę konferencyjną, gabinety, archiwum i odpowiednio większe zaplecze.
Podane zakresy mają charakter orientacyjny. Firma, której pracownicy pracują głównie zdalnie, może potrzebować mniej stałych stanowisk, ale więcej sal do wideokonferencji i do pracy projektowej. Z kolei kancelaria, urząd, placówka, która obsługuje klientów lub przedsiębiorstwo, które przechowuje dokumentację papierową, może potrzebować większej liczby gabinetów i pomieszczeń dodatkowych.
Przed podjęciem decyzji warto określić również perspektywę rozwoju organizacji. Gdy planowane jest zwiększenie zatrudnienia, nieruchomość biurowa powinna umożliwiać utworzenie kolejnych stanowisk bez konieczności przeprowadzki lub kosztownej przebudowy.
Co oprócz stanowisk pracy zajmuje powierzchnię biurową?
Przy szacowaniu metrażu łatwo skupić się wyłącznie na liczbie biurek. Tymczasem znaczną część budynku mogą zajmować pomieszczenia, które nie są bezpośrednio przypisane do konkretnych pracowników.
Do najważniejszych należą:
- sale konferencyjne i pokoje spotkań – wykorzystywane podczas rozmów z klientami, spotkań zespołów i wideokonferencji;
- aneksy kuchenne i pomieszczenia socjalne – ich wielkość powinna odpowiadać liczbie użytkowników;
- recepcja i poczekalnia – potrzebne zwłaszcza w firmach regularnie przyjmujących klientów, kontrahentów lub dostawców;
- archiwa i magazyny podręczne – istotne w działalności, która wymaga przechowywania dokumentacji, materiałów lub wyposażenia;
- strefy wspólne – obejmują między innymi korytarze, sanitariaty, szatnie i miejsca przeznaczone na krótką przerwę;
- pomieszczenia techniczne – przeznaczone na serwery, instalacje, urządzenia telekomunikacyjne albo na sprzęt gospodarczy.
Układ pomieszczeń bywa równie ważny jak łączny metraż. Lokal biurowy o powierzchni 200 m², ale z dużą liczbą wąskich korytarzy i pomieszczeń bez dostępu do światła dziennego, może być mniej funkcjonalny niż mniejsza przestrzeń z dobrze zaplanowanym rozkładem.
Jak wybrać odpowiedni budynek biurowy?
Poszukiwanie biura warto rozpocząć od sporządzenia listy potrzeb przedsiębiorstwa. Powinna ona obejmować liczbę pracowników, planowany model pracy, rodzaj obsługiwanych klientów, potrzebne zaplecze i przewidywany rozwój organizacji.
Przy ocenie nieruchomości należy zwrócić uwagę na:
- powierzchnię całkowitą i powierzchnię możliwą do efektywnego wykorzystania;
- układ i liczbę pomieszczeń;
- możliwość przebudowy i dostosowania obiektu;
- dostępność parkingów i komunikacji publicznej;
- stan techniczny budynku i instalacji;
- dostępność dla osób z ograniczoną mobilnością;
- koszty ogrzewania, chłodzenia, ochrony i utrzymania;
- oznaczenie nieruchomości w dokumentach planistycznych;
- możliwość umieszczenia oznakowania firmy;
- otoczenie istotne dla pracowników i klientów.
Lokalizacja nie musi być wyłącznie prestiżowa. Powinna przede wszystkim odpowiadać profilowi działalności. Dla firmy, która obsługuje klientów, ważna może być widoczność i łatwy dojazd. Przedsiębiorstwo, które działa głównie online, może natomiast większą wagę przywiązywać do ceny, parkingu, infrastruktury technicznej i do możliwości późniejszej rozbudowy.
Warto również rozważyć, czy działalność wymaga wyłącznie biura, czy także przestrzeni magazynowej, usługowej lub mieszkalnej. W drugim przypadku odpowiedni może być obiekt wielofunkcyjny, np. budynek usługowo-mieszkalny. Szerszy kontekst wyboru takich obiektów przedstawia również przewodnik po rynku obejmującym nieruchomości komercyjne.
Przedsiębiorcy i inwestorzy mogą sprawdzić dostępne nieruchomości na sprzedaż oraz wyselekcjonowane nieruchomości biurowe w różnych lokalizacjach. Oferta obejmuje obiekty o zróżnicowanej powierzchni, układzie i możliwościach adaptacji.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Ile metrów biura przypada na jednego pracownika?
Przy wstępnym planowaniu często przyjmuje się około 8-10 m² na jedno stanowisko pracy. Całkowity metraż przypadający na pracownika może jednak być większy po uwzględnieniu sal spotkań, kuchni, recepcji, komunikacji i pozostałych części wspólnych.
Jak obliczyć powierzchnię biura dla 10 pracowników?
Należy pomnożyć liczbę pracowników przez orientacyjne 8-10 m², a następnie doliczyć przestrzeń wspólną. W zależności od układu i profilu działalności firma zatrudniająca 10 osób może potrzebować około 150-200 m².
Czy powierzchnia biurowa obejmuje części wspólne?
To zależy od sposobu przedstawienia danych w ofercie. Powierzchnia całkowita może uwzględniać korytarze, sanitariaty, klatki schodowe i pomieszczenia techniczne. Przed zakupem trzeba ustalić, jaki jest rzeczywisty metraż przestrzeni, która firma będzie mogła wykorzystać.
Jakie pomieszczenia powinny znaleźć się w funkcjonalnym biurze?
Podstawą są stanowiska pracy i sanitariaty. W zależności od potrzeb firmy przydatne mogą być także sale spotkań, kuchnia, recepcja, archiwum, serwerownia, gabinety, szatnia i strefa przeznaczona do odpoczynku.
Czy małe firmy potrzebują osobnej sali konferencyjnej?
Nie zawsze. W niewielkim biurze funkcję sali konferencyjnej może pełnić wydzielony pokój wykorzystywany również do pracy projektowej lub do rozmów online. Ważne, aby spotkania nie zakłócały pracy pozostałych osób.
Jak wybrać odpowiedni budynek biurowy dla firmy?
Trzeba porównać metraż, układ, stan techniczny, lokalizację, dostępność parkingów, koszty utrzymania i możliwości adaptacji. Warto również uwzględnić planowany wzrost zatrudnienia i sprawdzić, jaka część całkowitej powierzchni budynku będzie faktycznie dostępna dla pracowników.